Les professionnels qui souhaitent déléguer leur préparation de commande et leurs opérations de stockage et d’expédition à un prestataire logistique, doivent au préalable lui détailler leurs besoins et définir leurs objectifs dans un document dédié qui devra être respecté à la lettre.
Enseignes physiques ou e-commerçants dont le modèle économique repose sur un service de vente en distance. Ils sont très nombreux à recourir au service d’un prestataire logistique capable de prendre en charge la totalité ou une partie de leurs activités « aval » (stockage, emballage, préparation de commande, transport), mais aussi d’assurer la gestion des flux retours (renvoi des marchandises à l’expéditeur).
Pourquoi réaliser un cahier des charges logistique ?
Les entreprises qui, faute d’infrastructures ou de ressources humaines et matérielles suffisantes, décident de confier ces tâches à un spécialiste doivent, avant de signer un contrat d’externalisation logistique, rédiger un cahier des charges à l’intention de leur futur partenaire. Ce document formalise l’ensemble des prestations qu’il devra réaliser et facturer. Il fixe également une série d’objectifs portant sur la qualité du service et les performances économiques attendues.
Un cahier des charges logistique se décompose en plusieurs parties qu’il convient de disposer dans le bon ordre pour structurer le message, définir les priorités et tracer une direction claire.
Rappelons, avant toute chose, qu’il existe deux types d’externalisation logistique : en fonction de ses besoins et de ses capacités budgétaires, un e-commerçant peut faire le choix entre un service partagé ou un service exclusif.
Le premier, souvent moins cher, mutualise les mêmes ressources (stockage, transport etc…) au profit de plusieurs entreprises. Le second prévoit un gestion personnalisée et prend en compte la spécificité d’une demande : le prestaire se consacre à la logistique e-commerce d’un client, indépendamment des autres. Cette formule est plus coûteuse, mais le service proposé s’inscrit davantage dans un projet « sur-mesure ».
Estimer ses besoins logistiques
Le cahier des charges logistique doit idéalement s’ouvrir sur le présentation du maître d’ouvrage (l’entreprise pour laquelle la prestation devra être réalisée). Ce chapitre fournit plusieurs renseignements : taille de la structure, commune d’implantation, la nature de son activité, sa zone de chalandise, ses principaux lieux de livraison et l’organigramme de ses services.
Plusieurs données chiffrées sont également à mentionner pour estimer l’importance de son activité logistique et en quantifier les besoins: volume des stocks et des commandes, nombre moyen de références et de colis à expédier selon les périodes…
Un deuxième chapitre sera consacré aux objectifs à atteindre, autre élément-clé d’un contrat d’externalisation logistique. Il élaborera également un échéancier prévis et daté des opérations à exécuter.
Il revient au maître d’ouvrage de lister le type de services qu’il souhaite déléguer ou être mis en place par son prestataire (maître d’œuvre) : emballage standard, écologique ou recyclé, suivi de colis sur internet, gestion d’un SAV, mise à jour des fichiers clients, gestion des retours de colis (logistique reverse), maintien à jour et communication en temps réel de l’état des stocks etc…
Il est possible d’inclure un chapitre juridique au cahier des charges afin de se prémunir en cas de litige : le document peut ainsi comporter des clauses de pénalité en cas de non-respect des délais d’échéances et de paiement, et mentionner les tribunaux compétents en cas de contentieux.